Un rapport est un écrit de synthèse qui a pour but de faire le point sur un sujet particulier, il est écrit en interne et est destiné à un supérieur hiérarchique qui aura pour fonction de l’analyser et éventuellement de chercher des solutions pour résoudre les problèmes qui sont évoqués ou d’améliorer une situation donnée. 

Un rapport est généralement établi à la demande d’un supérieur hiérarchique, il lui permet d’analyser et de faire le point sur un sujet défini afin qu’il puisse y apporter des solutions. Le rapport comporte toutes les informations nécessaires qui vont l’aider à prendre une décision. 

Pour la rédaction, il est recommandé d’employer les pronoms « je » et « nous » car l’employé qui le rédige ne parle qu’en son nom et éventuellement ceux de ses collègues, il s’agit de son point de vue, de ses constats sur le sujet déterminé. Le ton de la rédaction doit être soutenu mais respectueux car il ne faut pas oublier qu’il sera adressé à son supérieur. 

La présentation du rapport appartient à l’employé qui le rédige, et il peut prendre toutes sortes d’initiatives à condition de respecter certains éléments qui doivent y figurer notamment : l’émetteur, le destinataire, le titre du rapport, la date, la formule de politesse. 

Le contenu d’un rapport est dans la plupart des cas composé d’une introduction qui a pour but de définir la demande du supérieur hiérarchique, elle annonce également le plan du rapport. L’exposé vient après l’introduction, il annonce les constats d’une situation donnée et enfin la conclusion propose des solutions pour améliorer la situation ou résoudre des problèmes.